3. Verwaltungsrat

Der Verwaltungsrat (VR) ist für die mittel- bis langfristige strategische Ausrichtung der VP Bank Gruppe verantwortlich. Ihm obliegen die oberste Leitung, die Aufsicht und die Kontrolle. Die liechtensteinische Gesetzgebung sieht eine klare Trennung zwischen der obersten Leitung, der Aufsicht und der Kontrolle durch den Verwaltungsrat sowie der operativen Führung vor. Entsprechend besteht der Verwaltungsrat der VP Bank ausschliesslich aus nicht exekutiven (das heisst nicht aktiv in die Geschäftsführung involvierten) Mitgliedern.

Die weiteren Tätigkeiten der Verwaltungsräte und allfällige Interessenbindungen können den Biografien (Ziffer 3.1) entnommen werden.

Es bestehen keine gegenseitigen Einsitznahmen im Verwaltungsrat der VP Bank und anderen kotierten Gesellschaften.

Die Angaben zu Wahl und Amtszeit für die derzeitige Zusammensetzung des Verwaltungsrates sind der Aufstellung (Ziffer 3.1) zu entnehmen. Gemäss Art.16 der Statuten besteht der Ver­waltungsrat aus mindestens fünf Mitgliedern, die für die Dauer von drei Jahren gewählt werden. Die Mitglieder des Verwaltungsrates werden einzeln gewählt (Wiederwahl ist zulässig). 

Aus seiner Mitte wählt der Verwaltungsrat den Präsidenten und den Vize­präsidenten für die Dauer von drei Jahren (Wiederwahl ist zulässig).

Die interne Organisation und die Arbeitsweise des Verwaltungsrates sind in den Statuten (Art. 17 bis 19) und im Organisations- und Geschäftsreglement (OGR, Kap. 2 bis 4)2 festgelegt.

Der Verwaltungsrat überprüft jährlich in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung die Strategie gemäss den Vorgaben der Statuten und des OGR und legt die lang- und mittelfristigen Ziele sowie die Führungsrichtlinien der VP Bank Gruppe fest. Er entscheidet über die von der Geschäfts­­leitung vorgelegten jährlichen Budgets von Stammhaus und Gruppe, über strategisch bedeutende Projekte, über die Konzern- und Einzelabschlüsse sowie über wichtige Personalfragen.

Der Präsident oder – in dessen Vertretung – der Vizepräsident übt im Namen des Verwaltungs­rates unmittelbar die Aufsicht und die Kontrolle über die Gruppen- bzw. Geschäftsleitung aus. Um seine Aufgaben optimal erfüllen zu können, wird der Verwaltungsrat durch zwei Ausschüsse unterstützt, das Nomination & Compensation Committee und das Audit & Risk Management Com­mittee.

Die Aufgaben, Kompetenzen, Rechte und Pflichten des Nomination & Compensation Committee und Audit & Risk Management Committee sind im Organisations- und Geschäftsreglement (OGR, Kap. 3) festgelegt. Darüber hinaus ist die Funktion des Audit & Risk Management Committee in einem spezifischen Reglement detailliert geregelt. 

Über die Angelegenheiten, welche die beiden Ausschüsse an ihren Sitzungen behandeln, wird jeweils ein Sitzungsprotokoll zuhanden des Verwaltungsrates erstellt. Die Vorsitzenden der beiden Ausschüsse informieren den Verwaltungsrat zudem an der nächstfolgenden Verwaltungsratssitzung im Rahmen eines Standard-Traktandums über alle wichtigen Angelegenheiten.

Nomination & Compensation Committee (ehemaliger Verwaltungsratsausschuss)

Das Nomination & Compensation Committee setzt sich derzeit aus den Mitgliedern Fredy Vogt (Vorsitz), Dr. Guido Meier, Markus Thomas Hilti und Prof. Dr. Teodoro D. Cocca zusammen. Die ihm obliegenden Aufgaben (gemäss OGR, Kap. 3.2) sind vor allem:

• Unterstützung des Verwaltungsratspräsidenten bei der Erfüllung seiner Leitungs- und Koordi­nationsaufgaben sowie des Gesamtverwaltungsrates in Fragen der Corporate Governance, der Organisation und der Überwachung der Geschäftsentwicklung;
• Ausarbeitung von Kriterien für die Wahl von Mitgliedern des Verwaltungsrates, Durchführung der Evaluation und Antragstellung an den Verwaltungsrat;
• Antragstellung an den Verwaltungsrat betreffend die Besetzung von Nomination & Compen­sation Committee und Audit & Risk Management Committee;
• Vorbereitung und Antragstellung betreffend die Anstellung des Chief Executive Officers und in Zusammenarbeit mit dem Chief Executive Officer der übrigen Mitglieder der Geschäfts­leitung;
• Antragstellung auf Festsetzung der Entschädigungen an die Mitglieder der Geschäftsleitung an den Verwaltungsrat;
• Behandlung von grundsätzlichen Fragen der Personalpolitik (wie Salär- und Erfolgsbeteiligungssysteme, Managemententwicklung und Nachfolgeplanung, Personalwohlfahrt) zuhanden des Verwaltungsrates;
• Antragstellung betreffend die Entschädigungen für den Präsidenten und die weiteren Mitglieder des Verwaltungsrates.

Dem Audit & Risk Management Committee gehören derzeit Walo Frischknecht (Vorsitz), Fredy Vogt und Dr. Daniel H. Sigg an. Das Audit & Risk Management Committee unterstützt den Ver­waltungsrat bei der Erfüllung der ihm gemäss Bankengesetz übertragenen Aufgaben in Bezug auf die Oberleitung, die Aufsicht und die Kontrolle des Stammhauses und der VP Bank Gruppe. Dem Audit & Risk Management Committee obliegen (gemäss OGR, Kap. 3.3) insbesondere folgende Aufgaben:

• Kritische Beurteilung der finanziellen Berichterstattung (Einzelabschluss und Konzernrechnung, Mittelflussrechnung, Zwischenabschluss usw.) sowie deren Besprechung mit dem CFO, dem Leiter Group Internal Audit und Vertretern der bankengesetzlichen Revisionsstelle;
• Entscheidung, ob der Einzelabschluss und die Konzernrechnung dem Verwaltungsrat zur Vorlage an die Generalversammlung empfohlen werden können;
• Beurteilung der Funktionsfähigkeit des internen Kontrollsystems unter Einbezug des Risiko- und des Cash-Managements;
• Beurteilung der Vorkehrungen, welche die Einhaltung der gesetzlichen und internen Vorschriften gewährleisten sollen, und der Befolgung dieser Vorschriften;
• Beurteilung der Qualität der internen und der externen Revision sowie der Zusammenarbeit zwischen diesen Revisionsstellen;
• Festlegung des Prüfungsplans des Group Internal Audit sowie die Kenntnisnahme und die Besprechung der Prüfungsplanung des Konzernprüfers sowie der bankengesetzlichen Revisionsstelle;
• Beurteilung der Leistung, der Honorierung und der Unabhängigkeit der externen Revision, insbesondere im Hinblick auf die Vereinbarkeit der Revisionstätigkeit mit allfälligen Beratungsmandaten;
• Antragstellung zur Ernennung des Leiters Group Internal Audit an den Verwaltungsrat.

Der Verwaltungsrat trifft sich auf Einladung des Präsidenten in der Regel jährlich zu acht bis zehn Sitzungen sowie zu einer Strategieklausur. Die Sitzungen des Verwaltungsrates bestehen grundsätzlich aus drei Teilen: 

• einem verwaltungsratsinternem Teil;
• einem Beratungsteil, an dem auch die Mitglieder der Gruppen- und der Geschäftsleitung zur Präsentation ihrer Anträge und zum Informationsaustausch teilnehmen;
• einem Beschlussteil, in dem der Verwaltungsrat seine Entscheidungen trifft. Um aus erster Hand informiert zu sein, ist der CEO auch während des Beschlussteils der Verwaltungsrats­sitzungen anwesend.

Zur Behandlung spezifischer Themen im Verwaltungsrat und in dessen Ausschüssen werden je nach Bedarf weitere Personen hinzugezogen (Führungskräfte der VP Bank Gruppe, Vertreter der bankengesetzlichen Revisionsstelle sowie interne oder externe Spezialisten und Berater).

Im Geschäftsjahr 2013 trat der Gesamtverwaltungsrat zu acht ordentlichen und zu fünf ausser­ordentlichen Sitzungen zusammen. Ausserdem führten Verwaltungsrat und Gruppenleitung gemeinsam einen ganztägigen Strategie-Workshop durch. Die Sitzungen des Verwaltungsrates konnten, mit Ausnahme von je einer Sitzung mit einer und mit zwei Absenzen, in Vollbesetzung abgehalten werden.

Das Nomination & Compensation Committee tritt in der Regel jähr­lich zu sechs bis zehn Sitzungen zusammen. An den Sitzungen des Nomination & Compensation Committee nimmt bei Bedarf der CEO mit beratender Stimme teil. Im Jahr 2013 trat das Nomination & Compensation Committee zu insgesamt neun Sitzungen zusammen.

Das Audit & Risk Management Committee tritt in der Regel jährlich zu fünf bis acht Sitzungen zusammen, wobei sich der Sitzungstermin nach den Erfordernissen der anfallenden Aufgaben (Abschlüsse, finanzielle Berichterstattung, Revisionsberichte usw.) richtet. An den Sitzungen nehmen jeweils der CFO und der Leiter des Group Internal Audit teil. An einer Sitzung findet jeweils ein Informationsaustausch mit der Gruppenleitung über die Qualität des internen Kontrollsystems und weitere Anliegen statt. Zur Behandlung von revisionsspezifischen Themen nehmen Vertreter der externen Revisionsstelle (in der Regel der Mandatsleiter) teil. 

Das Audit & Risk Management Committee trat im vergangenen Jahr zu acht ordentlichen und zwei ausserordentlichen Sitzungen zusammen.

Fürstlicher Kommerzienrat Dr. Heinz Batliner, Vaduz, ist seit 1996 Ehrenpräsident der VP Bank. Diese Auszeichnung verlieh ihm der Verwaltungsrat für seine Dienste für die VP Bank. Dr. Heinz Batliner war von 1961 bis 1990 Direktor bzw. Vorsitzender der Geschäftsleitung und von 1990 bis 1996 Präsident des Verwaltungsrates.

Der Verwaltungsrat ist das Organ für die Oberleitung, die Aufsicht und die Kontrolle der Geschäftsleitung. Er trägt die oberste Verantwortung für die strategische Ausrichtung der VP Bank Gruppe. 

Die Befugnisse und Pflichten des Verwaltungsrates sind in Art. 17 der Statuten sowie in Kap. 2.2 bis 2.4 des OGR ausführlich festgelegt. Die Aufgaben und Kompetenzen der beiden Ausschüsse des Verwaltungsrates sind den Ausführungen in Kap. 3 des OGR zu entnehmen.

Die Oberleitung, die Aufsicht und die Kontrolle der Tochterunternehmen der VP Bank Gruppe hat der Verwaltungsrat an die Gruppenleitung übertragen. Die operative Geschäftsführung der VP Bank Vaduz wird durch die Geschäftsleitung des Stammhauses wahrgenommen. Die Aufgaben und Kompetenzen der Geschäftsleitung sind in den Statuten (Art. 21) und im OGR festgelegt. Das OGR enthält für die Geschäftsleitung in Kap. 5 und für die Gruppenleitung in Kap. 6 detailliertere Bestimmungen. 

Die Funktionentrennung zwischen Verwaltungsrat und Gruppen- bzw. Geschäftsleitung ist auch aus der grafischen Darstellung der Organisation («Die Organisationsstruktur der VP Bank Gruppe») ersichtlich.

Dem Verwaltungsrat und seinen Ausschüssen stehen verschiedene Informations- und Kontroll­instrumente zur Ausübung der Oberleitungs- und Aufsichtspflicht gegenüber der Geschäftsleitung zur Verfügung. Zu diesen Instrumenten gehören der Strategieprozess, die mittelfristige Planung, der Budgetierungsprozess und die Berichterstattung. 

Die Mitglieder des Verwaltungsrates erhalten regelmässig diverse Berichte: monatliche Finanz­berichte, Risiko-Controlling-Berichte sowie periodische Berichte zu den Quartals-, Halbjahres- und Jahresabschlüssen (konsolidierte Abschlüsse und Einzelabschlüsse). Diese beinhalten auch quantitative und qualitative Informationen sowie Budgetabweichungen, Perioden- und Mehr­jahresvergleiche, Führungskennzahlen und Risikoanalysen, und zwar sowohl für das Stammhaus als auch für die Tochtergesellschaften und die Gruppe insgesamt. Diese Berichte erlauben dem Verwaltungsrat, sich jederzeit von den massgeblichen Entwicklungen und der Risikosituation ein Bild zu machen. Die Berichte, welche in den Aufgabenkreis des Audit & Risk Management Committee fallen, werden in diesem Gremium behandelt und mit entsprechenden Anträgen zur Genehmigung an den Verwaltungsrat weitergeleitet. Im Rahmen der Verwaltungsratssitzungen werden die aktuellen Berichte jeweils umfassend behandelt.

Anhand einer Berichterstattung durch die Gruppenleitung erfolgt die Überprüfung der Strategieumsetzung bzw. das Strategie-Controlling zweimal jährlich durch den Verwaltungsrat.

Ein weiteres wichtiges Instrument zur Wahrnehmung der Aufsichts- und Kontrollfunktion des Verwaltungsrates ist die interne Revision3, die nach den international anerkannten Standards des Schweizerischen Verbandes für Interne Revision bzw. des Institute of Internal Auditors (IIA) arbeitet. Die Pflichten und Befugnisse der Internen Revision sind in einem eigenen Reglement festgehalten. Als unabhängige Instanz überprüft sie insbesondere das interne Kontrollsystem, die Führungsprozesse und das Risikomanagement.

Der Präsident des Verwaltungsrates erhält sämtliche Protokolle der Sitzungen der Gruppenleitung sowie der Geschäftsleitung. Zudem pflegt er einen regelmässigen Informationsaustausch mit dem CEO (wöchentlich) und den übrigen Mitgliedern der Gruppen- bzw. der Geschäftsleitung.