Die Lieferanten der VP Bank

Das Einkaufsverhalten hat einen bedeutenden Einfluss auf den Umgang mit der Umwelt, das Image und nicht zuletzt auf die Kostenstruktur der VP Bank. Bei der Auftragsvergabe werden neben den Grundanforderungen an das Produkt verschiedenste Kriterien wie Umweltstandards, Qualität, Energieverbrauch und Entsorgung berücksichtigt.

Die «Beschaffungsgrundsätze der VP Bank» umfassen Richt­linien zur Beschaffungspolitik der VP Bank. Transparente Vergabekriterien, klare Anforderungen an die Lieferanten und einheitliche Lieferantenbewertungen sichern die Qualität des Beschaffungsprozesses und der Lieferantenbeziehungen. 

Der zentrale Einkauf der VP Bank unterstützt die Fachabteilungen und Projektleiter bei Ausschreibungen, Evaluationen und Lieferantenbewertungen. Des Weiteren definiert er die präferierten Partner und Lieferanten der VP Bank. Wo es sinnvoll ist, schliesst der zentrale Einkauf Rahmenverträge ab. Spezifische Beschaffungskriterien für ausgewählte Produkte, die auch Aspekte der Nachhaltigkeit beinhalten können, werden vom zentralen Einkauf in Absprache mit der Fach­abteilung definiert.

Bei der Beschaffung ist dem ökologischen Grundsatz «Vermeiden, Vermindern, Verwerten» Rechnung zu tragen. Güter, die besonders umweltverträglich sind oder von umweltzertifizierten Herstellern stammen, werden bei vergleichbaren Eigenschaften und Konditionen bevorzugt. 

Die Lieferanten der VP Bank sind angehalten, von sich aus umweltfreundliche Alternativen vorzuschlagen. Sie sind darüber hinaus verpflichtet, nur Waren und Güter zu liefern, die den liechtensteinischen Umweltgesetzen entsprechen und aus Ländern und von Produzenten stammen, welche die Konventionen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) einhalten. 

Die Konventionen setzen unter anderem die Minimal­standards betreffend Einhaltung der Menschenrechte, Chancengleichheit (Herkunft, Geschlecht) und der Arbeits­bedingungen (Gesundheit am Arbeitsplatz, Entlohnung) fest und setzen klare Richtlinien zu Themen wie Kinderarbeit und Umweltverschmutzung.

Hauptkriterien für die Lieferantenauswahl der VP Bank sind Leistung, Produktqualität gemäss Anforderung, Preis, Bonität, Gesetzeskonformität sowie Einhaltung von Umwelt- und Sozialstandards. Die VP Bank legt dabei Wert auf eine regionale Beschaffung. Bei gleichwertigen Angeboten (Qualität, Preis) werden regionale Lieferanten und Hersteller bevorzugt. Im Druckereibereich werden primär Partner gewählt, die klima­neutral drucken. Bei der Beschaffung von Aktionärs­geschenken arbeitet die VP Bank mit nachhaltigen Lieferanten aus der Region – wie etwa dem heilpädagogischen Zentrum des Fürstentums Liechtenstein (HPZ) – zusammen. Auch für Verpackungsarbeiten wird diese Institution von der VP Bank berücksichtigt.

Um die Supply Chain zu optimieren, steht die VP Bank mit ihren Lieferanten in einem steten Dialog. Bei grösseren Beschaffungen werden Pflichtenhefte erstellt und mit den Lieferanten besprochen. Bei grösseren Beschaffungsvorhaben werden Lieferanten, die den Zuschlag nicht erhalten, schriftlich informiert. Ansonsten erfolgt eine telefonische Absage. In beiden Fällen werden die Gründe für die Absage offen dargelegt. 

Die Lieferanten werden in regelmässigen Abständen nach den Kriterien Preis/Leistung, Qualität, Zuverlässigkeit, Sozial- und Umweltverträglichkeit sowie Einhaltung der Liefertermine und der administrativen Prozesse beurteilt. Auf Wunsch wird dem Lieferanten das Resultat mündlich erläutert.

Zur Wahrung der Objektivität und zur Vermeidung von Inter­essenskonflikten dürfen die Mitarbeitenden der VP Bank für ihre berufliche Tätigkeit von Lieferanten und Dienstleistern weder Geld, verpflichtende Geschenke noch andere Zuwendungen entgegennehmen. Dies gilt ab einem Betrag von CHF 200 pro Lieferant und Jahr.

Zur Effizienzsteigerung und Reduktion von Doppelspurigkeiten wurde 2015 ein Projekt zur elektronischen Erfassung von Lieferantenrechnungen initiiert. Durch eine hohe Automatisierung erfolgt eine Eliminierung von doppelten Ablagesystemen sowie eine effiziente Zahlungsfreigabe. Neben dem Einsparungseffekt eines papierlosen Workflows profitiert die VP Bank von der präzisen Einhaltung von Zahlungsfristen. Die Einführung der neuen Prozesse erfolgt in der 2. Jahreshälfte 2016.